14 января 2020, 05:01
«Магнит» разработал и внедрил цифровую форму договора с поставщиками, сообщили в пресс-службе компании. Теперь сверка документов занимает 2 минуты вместо 40, регистрация условий происходит автоматически, а обмен документами — онлайн. За четыре месяца на новую схему перешли около 700 поставщиков и уже подписаны первые договоры.
Сегодня у сети около 5 тыс. партнеров, более половины из которых региональные. Работа с бумажным договором занимала много времени. Типовой договор поставки состоит из 14 страниц текста основного договора и 13 приложений. На сверку договора сотрудник компании тратил в среднем 40 минут. Еще около 60 минут отнимала регистрация условий договора в учетных системах. Еще более длительным был обмен документами — около 10 дней. При этом все бумажные договоры необходимо хранить 10 лет в архиве.
После внедрения цифровой формы договора с поставщиками партнер сети заполняет форму с реквизитами и условиями на платформе провайдера. Поставщик изучает текст договора и приложений к нему и, если есть замечания, формирует протокол разногласий, который загружается в систему вместе с уставными документами. Весь архив документов подписывается и передается в сеть. Ритейлер на своей стороне проверяет условия, которые внес партнер сети, и протокол разногласий. Если договоренности достигнуты, то договор подписывается, если нет — отклоняется. В итоге помимо снижения трудовых и временных затрат, отпадает потребность вести бумажный архив. За десять лет будет сэкономлено более 1 млн бумажных листов.
Директор по информационным технологиям и защите информации Евгений Мельников: «Мы первая розничная сеть в России, которая стала подписывать договоры с поставщиками в электронном виде с использованием электронной подписи в виде документа, который может заполняться с двух сторон. Та практика, которая существовала, помимо трудовых затрат, несла серьезные риски для сторон: текст документа мог быть изменен до загрузки в систему и подписания, поэтому необходимо было каждый раз перепроверять каждой стороне на отсутствие искажений. Наша разработка — это документ в неизменяемом формате, каждой стороне доступна для заполнения только ее часть договора. После подписания он защищен от изменений. Обмен идет по каналам электронного документооборота через специализированных провайдеров, что обеспечивает защиту конфиденциальности информации. Все поставщики будут переведены на новую схему уже в 2020 году».
Коментарии (0)