Порядка 60% крупных и средних розничных сетей Москвы и Санкт-Петербурга уже используют электронный документооборот. А среди региональных ритейлеров внедривших EDI – единицы. Хотя при переходе с бумаги на EDI экономия затрат может быть весьма существенной
Автор: Юлия Пильникова
Запад–Восток
Компании-провайдеры EDI (Electronic Data Interchange – электронный обмен данными) отмечают, что с началом кризиса интерес ритейлеров к их услугам не то чтобы не снизился, а, напротив, даже вырос. По их мнению, эта тенденция связана с развитием в отрасли программ сокращения издержек, а технология EDI как раз и создана для оптимизации затрат.
– В течение этого года мы планируем увеличить количество наших пользователей EDI в полтора раза, и прошедшие 6 месяцев дают уверенность в достижении этого результата, – отмечает Михаил Лисичкин, коммерческий директор компании «Сислинк». – Наш оптимистичный прогноз также основан на ощутимом интересе к электронному документообороту со стороны участников рынка, которые, наблюдая за работой коллег, уже приобщившихся к EDI, начинают следовать их примеру. Надеемся, что подобная динамика сохранится по крайней мере в ближайшие два года. На Западе почти 80% предприятий используют электронный документооборот, поэтому потенциал в России достаточно велик.
По словам менеджера по работе с ключевыми клиентами компании EXITE Леси Солохи, в некоторых сетях еще достаточно много поставщиков, которые не работают с ритейлером по технологии EDI, и в 2009 г., по ее мнению, их количество будет сокращаться. Что касается самих ритейлеров, то EDI «закрепился» в Москве и Питере. В регионах в силу информационного вакуума технология особо не распространена. Провайдеры надеются заполнить этот пробел в течение ближайших 2-3 лет.
–О значительном проникновении сервиса в ритейл можно говорить пока только в Центральном регионе, – согласен Юрий Костенко, менеджер по работе с клиентами компании «Корус Консалтинг». – В меньшей степени охвачены Южный и Северо-Западный федеральные округа. А на восток России мы только недавно обратили свое внимание. Активных проектов там практически нет. В 2010 г. мы планируем начать освоение новых для себя географических направлений и ожидаем, что рост рынка в количественном эквиваленте будет сопоставим с текущим годом – 70–100%.
Одними из первых использовать EDI в России начали сети, пришедшие из-за рубежа, уже имеющие опыт использования электронного документооборота и четко представляющие выгоды его внедрения, а затем электронный документооборот начали внедрять и российские сети. В настоящий момент EDI используют практически все крупные розничные сети: «Aшан», Atak, Metro Cash & Carry, real, – «Спар», «Пятерочка», «Копейка», «Виктория», «Техносила», «Гиперглобус», «Красный Яр» и др.
–Первым около семи лет назад электронный документооборот внедрило у себя российское подразделение Metro Cash & Carry, оно же привело и первого EDI-провайдера. Известно, что сейчас около 80% поставщиков Metro в России используют EDI, –говорит Александр Гершойг, директор компании «1C-Сеть». Пионером во внедрении электронного документооборота среди российских ритейлеров была компания «Лента».
–Мы начали внедрение технологии EDI в 2004 г. Сегодня по системе электронного документооборота с сетью работает одна треть поставщиков, это около 400-500 компаний. Внедрены и используются электронные документы «Заказ», «Возврат», «Уведомление об отгрузке» с использованием уникальных кодов, а также «Уведомление об отгрузке» без кодов, – рассказывает директор по логистике компании «Лента» Владимир Горичев. – Остальные две трети поставщиков не работают с нами по системе EDI из-за нежелания нести дополнительные затраты, боязни что-то менять в уже отлаженной схеме работы, нехватки персонала, организационных трудностей внутри компании, когда в цепочке «заказ-отгрузка» участвует несколько действующих лиц и подразделений, а также из-за недостаточной технической базы в регионах, в целом неосведомленности о системе и ее преимуществах.
Безбумажный оборот
Расчет экономии от использования EDI опубликовала компания «Метро Групп Баинг»: в Европе каждая отправленная поставщиком электронная накладная экономит 3 евро ритейлера.
–При электронном документообороте накладная в РЦ или магазин приходит еще до поступления товара от поставщика. Если в ней есть какие-то ошибки, их можно заблаговременно устранить. При этом работник склада при приемке поставки, как правило, не вносит информацию в систему, а лишь сверяет то, что написано в электронной накладной, с тем, что реально привезено. Это на 20-30% сокращает время разгрузки, – приводит пример Александр Гершойг.
Михаил Лисичкин из «Сислинк» отмечает, что экономия при работе по технологии EDI складывается не только за счет уменьшения прямых издержек –на бумагу для документов, количество человеко-часов для их передачи, –но и благодаря сокращениию косвенных затрат: повышается оперативность передачи данных, уменьшаются недопоставки из-за несвоевременного поступления информации и т. д.
–До внедрения в сети «Билла» электронного документооборота менеджеры передавали заказы факсом. С помощью EDI процесс удалось автоматизировать: теперь они только заносят информацию в документ на компьютере и сразу отправляют поставщику, никакой бумаги, никаких лишних движений. Учитывая, что с помощью EDI ритейлер реализует сегодня 95% своих заказов, экономия рабочего времени налицо, – комментирует Леся Солоха из компании EXITE. – В сети «Патэрсон» помимо электронного документа «Заказ» используется документ «Счет» – аналог транспортной накладной. Все поставщики обязаны перед поставкой отправить его в сеть, документ «затягивается» в учетную систему ритейлера, тем самым ускоряется и упрощается дальнейшая приемка товара: данные о поставке не нужно вносить вручную, а достаточно лишь сверить с теми, что в компьютере.
Еще один важный источник экономии при использовании EDI – резкое сокращение числа авральных ситуаций, связанных с несоответствиями и ошибками в документах или с ненадежной работой электронной почты.
– Каждая компания может определить рабочее время, которое у менеджера «съедает» преодоление нештатных ситуаций, скажем, согласование неверно указанной цены в накладной, – комментирует Александр Гершойг. – При этом EDI, в отличие от передачи документов по факсу или по e-mail, гарантирует доставку каждого документа. Адресация документов EDI производится по стабильному признаку – официальному GLN организации, е-mail же чувствителен к смене адреса электронной почты. В отличие от Excel, в электронном документообороте используются стандарты, и потому можно автоматически проверять документы на правильность. Наконец, передача по e-mail не оставляет следов, а EDI-провайдер ведет регистрационные журналы документов, что позволяет ему выступать третьей стороной в спорах об отправке, получении или содержании того или иного переданного документа.
По мнению Евгения Тусменко, менеджера по работе с клиентами EXITE, EDI в целом дисциплинирует отношения между поставщиком и заказчиком, например, благодаря подтверждению фактов отправки/доставки сообщения. Считается, что основные преимущества сеть получает от внедрения сообщений, таких как «Подтверждение об отгрузке» и «Счет».
– Выбор между бумажным и электронным документооборотом – это все равно, что выбор между лопатой или экскаватором, телегой или автомобилем, телеграфом или мобильным телефоном, – говорит Андрей Бусыгин, руководитель группы поддержки логистических бизнес-процессов компании «Нестле Россия».
Выгоды поставщика
Действительно, EDI полезен не только торговой сети, но и поставщикам. В подтверждение этому Леся Солоха рассказала про ТД «Мегаполис» (дистрибутор торговой марки «Хортиця»), который после внедрения EDI компанией EXITE уменьшил отдел обработки заказов с 17 человек до 2. При этом качество работы повысилось, поскольку вероятность ошибок ручного труда была сведена к минимуму. Освободившимся 15 сотрудникам компания поручила решение других задач.
– После перехода с ручного ввода информации на EDI время на обработку заказа сокращается примерно на 20%, на приемку товара – также на 20%, на исправление ошибок в счетах – на 10%. Ускоряется оборот средств, растут продажи, уровень сервиса поставщика и доступность товара на полке за счет минимизации возвратов и отказов в приемке. Все это мы проверили на своем опыте, – говорит Валериан Дунин-Барковский, менеджер по методологии и аналитике систем компании Kraft Foods Rus.
Александр Гершойг добавил, что электронный акт приемки товара на склад позволяет поставщику начать отсчет срока оплаты раньше, чем бумажный, который приходит из магазина порой с большой задержкой. Причем пока бумажный документ не попадет к поставщику, существует неясность, что было реально принято ритейлером, а что не довезли или не приняли.
Интеграция или web-доступ
Как сообщил Михаил Лисичкин, существует два основных способа EDI-соединения ритейлеров с поставщиками: так называемый «классический» вариант и web-EDI. Классический вариант подразумевает полную интеграцию систем партнеров между собой.
В этом случае полноценную выгоду от использования EDI получают оба участника процесса, поскольку документооборот автоматизирован на 100% и вся информация передается непосредственно из системы в систему без участия оператора.
Вариант web-EDI, при котором одна из компаний полностью интегрирована с EDI-каналом (как правило, это система розничного оператора), а другая получает документы через web-доступ, используя Интернет, не предоставляет полной автоматизации процесса. Но преимущество этого способа соединения в простоте работы, скорости масштабирования и стоимости использования. Поэтому он выгоден небольшим компаниям с незначительным оборотом.
– Если проанализировать, какой процент поставщиков используют интеграцию, а какой – web-соединения, то получим соотношение примерно 20:80. Но количество сообщений интегрированных клиентов от общего числа сообщений, проходящих через нашу компанию, конечно, больше, чем 20%, – комментирует Леся Солоха.
То, что работа через web-портал сегодня распространена больше, чем классический EDI, Юрий Костенко из компании «Корус Консалтинг» объясняет несколькими причинами. В первую очередь, полная интеграция для поставщика порой может стоить немного дороже, чем ручной труд оператора в течение нескольких месяцев. Вторая причина заключается в том, что подключение к EDI сегодня инициируют в основном торговые сети, и они хотят максимально быстро распространить систему на всех своих партнеров. А поставщики просто не успевают внедрить полноценный EDI и вынуждены на первых порах работать с web-порталом в полуавтоматическом режиме. И третья причина касается тех поставщиков, которые отправляют чрезвычайно малое количество документов в месяц. В этом случае поставщик просто «попадает под раздачу» и вынужден пользоваться тем, что ему, возможно, не принесет пользы. Однако Александр Гершойг отметил, что существует еще один способ внедрения электронного документооборота. Крупная компания может своими силами реализовать EDI-канал для партнеров, а также доступ к нему через интернет-страницу. Преимущество этого способа в полном контроле результатов проекта, недостаток – более высокие начальные расходы, расходы на эксплуатацию и техническую поддержку партнеров. Тем не менее исторически многие крупные западные компании пошли этим путем, например, Selgros, Metro в Европе.
– Компании стараются гибко подходить к использованию собственных систем и EDI-провайдеров, – продолжает Гершойг. – Так, Metro в России, как правило, не подключает партнеров к своему EDI-каналу напрямую, а работает с несколькими провайдерами. Selgros оставляет выбор за партнерами. «Пятерочка» обеспечивает партнерам web-доступ, но работает и с EDI-оператором.
EDI-помехи
Изначально внедрению электронного документооборота в России препятствовало отсутствие EDI-провайдеров. Кроме того, стоимость оплаты услуг связи специальных сетей VAN (Value Added Networks), которые обеспечивали передачу данных по стандартам EDI, была достаточно высока. С появлением протоколов передачи данных, ориентированных на использование обычных каналов Интернета (AS1, AS2, ebXML, SOAP), необходимость в VAN отпала, стоимость услуг связи значительно сократилась.
Однако распространению EDI в России все еще препятствует непонимание российскими розничными компаниями выгод от его внедрения, считает Александр Гершойг.
– Недооценка возможностей IT в области совершенствования канала поставок отчасти объясняет, почему в России производительность труда составляет, по данным Mc Kinsey, только 26% от американской, – сожалеет Гершойг. Качественное развитие EDI тормозит также неразвитость информационных систем компаний. По словам Андрея Бусыгина, не все участники рынка используют SAP или Oracle, более того, некоторые компании работают на самописных системах. Поэтому, прежде чем включиться в EDI-обмен, им приходится делать весьма ощутимые и сложные разработки.
– Компании, не использующие никакие учетные системы, могут работать через web-страницу провайдера, – допускает Александр Гершойг. – Возможно, это не так эффективно, как полноценное внедрение EDI, но вполне работоспособно. Однако чтобы внедрить у себя электронный документооборот, компании, помимо прочего, необходимо стать членом международной организации GS1, получить идентификационный номер самого предприятия – главный GLN, всех складов, подразделений или магазинов – дополнительные GLN, а также штрихкодов товара – GTIN. Это потребует ежегодной уплаты членских взносов в GS1: около $ 100 для дистрибьютора или сети, не имеющей СТМ, и около $ 800 для производителя продукции.
– Увы, все еще нет нормативных документов, регулирующих электронный документооборот, – добавляет Юрий Костенко. – Технология не позволяет полностью уйти от «бумажки». Поэтому преимущества безбумажного обмена неочевидны для многих компаний. Автоматизировать и упростить удается лишь ту часть бизнеса, где не требуется «мокрая» печать и подпись.
Единство данных
К сожалению, многие торговые партнеры не могут эффективно синхронизировать мастерданные, и в первую очередь каталоги товаров и адреса мест доставки.
– Если у поставщика и ритейлера данные о товарах не идентичны, EDI-процессы не могут эффективно работать, – говорит Максим Ростоцкий, управляющий директор российского офиса SA2 Worldsync (электронный каталог SINFOS). – Расхождения начинаются на ранних этапах: при открытии нового магазина основная задача – скорее заполнить полки, и о корректности данных по товарам мало кто беспокоится. Ошибки продолжаются и в дальнейшем: легко допустить опечатку в форме листинга артикула, пропустить столбец, поставить не там запятую и т.д.
По результатам международных исследований, около 30% данных о товарах в системах ритейлеров имеют ошибки, дубликаты, устарели и т. д. Ростоцкому же известны случаи, когда объем некорректных данных превышал 50%, а поставщики жаловались, что получают заказы на товары, которые уже давно не производятся.
– Часть ошибок отсеивается на этапе ввода данных в систему ритейлера, но приходится тратить время, определяя, действительно ли это ошибка, уточнять информацию у поставщиков, – отмечает Максим Ростоцкий. – Часть некорректных данных все же проникает в каталог ритейлера, и их исправление на этапе выставления счетов обходится уже гораздо дороже. Ошибка в габаритах – и палета не помещается в фуру. Ошибка в штрихкоде – и товар невозможно пробить на кассе. Потери времени ритейлеров составляют в среднем 25 мин на каждое наименование в год.
Для решения этих проблем были разработаны электронные каталоги. Процесс синхронизации данных в них построен очень просто – поставщик вводит информацию о товарах в каталог, а затем данные в электронном виде передаются во внутреннюю систему каждого работающего с этим поставщиком ритейлера. У поставщиков отпадает необходимость заполнять формы листинга для каждой сети вручную, а ритейлерам не нужно вручную обрабатывать мастерданные каждого из сотен или тысяч поставщиков.
Все электронные каталоги объединяет глобальная сеть синхронизации данных (GDSN), и международным компаниям нет необходимости подключаться к локальным электронным каталогам в каждой стране.
– Такие компании, как Nestle, Kraft Foods, P&G, вводят мастерданные в свой «домашний» американский каталог 1SYNC. Оттуда данные передаются в немецкий каталог SA2 Worldsync, с которым работает Metro Group, и становятся доступными для Metro в России, – поясняет Максим Ростоцкий.
Однако, по словам Александра Гершойга, международные каталоги дороги в использовании и позволить себе их могут только самые крупные компании.
– Пока только одна сеть в России готова загружать данные из международного каталога в свою систему, поэтому получается, что производители публикуют данные только для одного ритейлера и эти инвестиции для них не очевидны, – называет еще одну причину невысокой популярности международных каталогов Максимилиан Мусселиус, исполнительный директор ECR-Rus. В результате синхронизация данных партнеров по-прежнему реализуется по факсу или по е-mail без использования EDI, что малоэффективно.
По мнению Леси Солохи, решить проблему ввода новых товарных позиций в базу ритейлера может использование электронного документа под названием PRICAT (прайс-лист). В этом документе может передаваться штрихкод продуктов, описание, цена, ставка НДС и другие идентификаторы по желанию сети. Правда, сейчас ритейлеры, по словам Солохи, не пользуются этой возможностью. Одна из причин в том, что провайдеры электронного документооборота, которые первыми заходили на российский EDI-рынок, не поддерживали этот тип сообщения, разрабатывая другие виды электронных документов.
Еще одна причина в технологической негибкости некоторых мультинациональных ритейлеров, которые используют разработки своих EDI-центров и поэтому не готовы к такому типу сообщения.
– Передавать всем PRICAT или PRODAT-сообщения гораздо сложнее, чем пользоваться GDSN, – считает Андрей Бусыгин из компании «Нестле Россия». – Кроме того, уже есть успешный опыт работы с глобальной сетью синхронизации данных. В частности, Metro сейчас синхронизирует в пилотном режиме свои мастерданные с нашей компанией, а также с Kraft Foods и P&G. На подходе Unilever.
EDI в трудоднях
Бюджет внедрения EDI проще всего измерять в единицах трудоемкости. По данным Александра Гершойга, она составляет у ритейлера около 2 - 3 человеко-месяцев. За это время компания подключает свою информационную систему к EDI и проводит тестовый обмен с одним-тремя поставщиками. В дальнейшем производится постепенное подключение и остальных контрагентов. Сначала обычно внедряются документы «Заказ» и «Ответ на заказ», затем «Накладная», «Уведомление о приеме» и «Отчет об инвентаризации». Электронный счет-фактура внедряется в последнюю очередь.
– Время проекта сильно зависит от типа используемой ритейлером учетной системы – насколько сложно реализовать под нее конвертор для преобразования документов в необходимый формат, – считает Михаил Лисичкин. – Работа по разработке конвертора занимает один месяц. В то же время существуют системы с уже встроенным EDI-модулем, и в этом случае стоимость внедрения для сети практически равна нулю. В среднем для розничной сети разработка необходимого конвертора занимает около 2 недель.
Для одного из ритейлеров компания «Сислинк» разработала сразу несколько конверторов, позволяющих обмениваться четырьмя типами документов: «Заказ», «Ответ на заказ», «Накладная» и «Уведомление о приемке». Подобная разработка стоила заказчику около $ 8 тыс. Стоимость абонентской платы, уплачиваемой компанией EDI-провайдеру при работе с одним типом сообщений, по словам Лисичкина, составляет порядка 700 руб. в месяц.
– Наш комитет действует в рамках антимонопольного законодательства, поэтому мы не вправе диктовать сертифицируемым провайдерам, какие биллинговые схемы они должны использовать, – говорит Максимилиан Мусселиус из ECRRus.
– Мне известны различные варианты распределения затрат. Правильный же, на мой взгляд, подход, когда затраты ритейлер и поставщик делят пополам или же компании самостоятельно платят за каждое исходящее сообщение.
В 2004 г. для развития проектов EDI в России был образован Технологический комитет ECR-Rus. В него входят независимые эксперты, а также представители сетей (в частности, Metro Cash & Carry, X5 Retail Group) и компаний-производителей (Procter & Gamble, Kraft Foods Rus и др.).
– С момента появления EDI в России наш комитет принимал участие и координировал проекты по разработке различных типов электронных сообщений, проводил обучающие семинары, форумы, встречи. То есть мы стали площадкой для обмена мнениями и опытом и сейчас не прекращаем разработки, – рассказывает Максимилиан Мусселиус, исполнительный директор ECR-Rus.
В частности, в конце июля комитет совместно с Федеральной налоговой службой провели совместный пилотный проект. В рамках проекта компания Metro Cash & Carry и ряд поставщиков осуществили обмен счетами-фактурами в электронном виде. Некоторые компании уже используют этот тип электронного документа, но он пока не имеет юридической силы и его все равно приходится дублировать бумажным аналогом. В комитете надеются, что в скором времени на основании этого успешного проекта будет доработано программное обеспечение и поступят соответствующие поправки в законодательство, а именно будет разрешено подписывать электронный счет-фактуру цифровой подписью. Это должно дать новый импульс распространению EDI.
– По расчетам наших испанских коллег, сеть при замене бумажного счета-фактуры электронным экономит два евро на один документ, а производитель – 1 евро. Это не просто обработка документа, это и исправление ошибок, и задержки платежей, и стоимость денег. Хоть Испания – это другой рынок, порядок цифр в России, думаю, будет примерно тот же, – считает Максимилиан Мусселиус. ECR-Rus также проводит периодическую сертификацию компаний-провайдеров EDI на предмет качества их услуг.
Сертификация проводится один раз в два года, а список рекомендованных компаний-провайдеров доступен на сайте комитета.
– Мы также разработали для провайдеров единое соглашения об уровне сервиса, – добавляет Мусселиус. – Оно вывешено публично на сайте, и любая компания может использовать информацию при составлении своего договора с EDI-провайдером. В соглашении также прописаны требования о бесплатной пересылке сообщений от одного провайдера другому.
Так называемый роуминг, то есть переадресация сообщений с платформы одного EDI-провайдера на платформу другого, позволяет работать друг с другом компаниям, которые технически связаны с платформой разных EDI-провайдеров. Благодаря роумингу поставщик может не настраивать подключение с новым EDI-провайдером, не заключать новый контракт и не платить дополнительные средства. По тем же причинам роуминг одобряют и ритейлеры.