ABC-XYZ-анализ прост в применении. Однако важно не только получить достоверные и показательные результаты по его итогам, но и проанализировать причины, по которым товар попал в ту или иную ячейку ABC-XYZ-матрицы. Ведь может случиться так, что товар – лидер рынка окажется в числе аутсайдеров вовсе не потому, что на него нет спроса, а из-за предвзятости менеджера.
Автор: Юлия Пильникова
Золотая середина
Чтобы получить достоверные и показательные результаты ABC-XYZ-анализа, в первую очередь необходимо правильно выбрать период времени для исследования. Для ABC-анализа это обычно месяц или квартал. – Сейчас, в период быстрых изменений предпочтений покупателей, отслеживать перемещение товаров между сегментами можно чаще, – отмечает руководитель центра отраслевой экспертизы SAP CIS по торговле Михаил Першин. – При этом результаты анализа полезно совмещать с данными поставщика, его видением позиции товара, а также данными с рынка в целом. Для XYZ-анализа важен не только сам период (он должен быть не меньше, чем горизонт планирования), но и количество периодов: чем их больше, тем показательнее результаты.
–При XYZ-анализе число исследуемых периодов должно быть не менее трех. В розничных сетях одним периодом часто считают время между полными инвентаризациями товарно-материальных средств, – комментирует Михаил Орлов, продукт-менеджер по программному обеспечению класса back-office Группы компаний «АТОЛ». – Основная проблема в том, что большинство российских сетей не хранят историю продаж больше чем за год. В этом случае они могут успешно проводить ABC-анализ, но его совмещение с XYZ-анализом вызывает искажение результатов, – сообщает Александр Тимофеев, специалист компании Dr. Weigandt Software und Systeme GmbH.
Максим Андреев, руководитель направления бизнес-приложений компании «КРОК», считает, что в любом случае необходимо придерживаться принципа золотой середины и помнить, что слишком частый анализ будет трудоемок, а слишком редкий потеряет актуальность.
Точность не лишняя
Помимо правильного выбора периода времени для получения достоверных результатов анализа сетям крайне необходима унификация данных, то есть наличие единого товарного справочника, что позволит провести анализ ассортимента с минимальным количеством ошибок, возникающих, например, из-за разных наименований одного и того же товара в магазинах. – Именно по этой причине при внедрении системы IBS Trade House в магазинах любых форматов – от мини-маркета до гипермаркета – особое внимание мы уделяем стандартизации товарного справочника по всем объектам сети, – отмечает Александр Белов, начальник аналитического отдела IBS Expertek.
–Необходимо «очищать» входные данные от неправильных значений, например, если «товар Х» не продавался в марте и был включен в ассортимент только в апреле, то в исходных данных за март он должен отсутствовать, а не быть в них с нулевыми продажами, иначе результаты анализа будут неверными, – говорит заместитель генерального директора компании Ansoft Кирилл Синицын.
Александр Тимофеев подчеркнул, что необходимо также учитывать наличие в ассортименте товаров-заменителей или родственных товаров: к примеру, одной и той же продукции, изготавливаемой разными производителями. В этом случае анализ следует проводить на уровне обобщенной товарной позиции с учетом продаж родственных товаров.
–Штрихкод и точную идентификацию товаров сегодня используют только кассиры, приемка товаров ведется не от товара, а от бумажки, – сожалеет Александр Антонов, руководитель отдела аналитики и системной интеграции ГК «Сервис Плюс». – Поэтому, прежде чем проводить ABC-XYZ-анализ, необходимо сначала выстроить и поддерживать элементарные бизнес-процессы: приемка, возврат, списание, продажа. Если эти процессы не отлажены, то и данные, регистрируемые системами, недостоверны. Если число анализируемых позиций и показателей не слишком велико, то для проведения ABC-XYZ-анализа можно использовать средства MS Excel. Однако при большой номенклатуре и объеме данных лучше использовать аналитические средства, которые есть в ERP-системе либо в специализированном программном обеспечении, интегрированном с ERP-системой.
–MS Excel вполне может справиться с анализом товарного ассортимента, включающего 25-30 тыс. наименований. При этом, по нашему опыту, потребуется не больше одного-двух сотрудников, – говорит Тимофеев. Работа по результатам Безусловно, построение матрицы четко не разделит товары на «плохие» и «хорошие», но существует традиционный набор рекомендаций по управлению ассортиментом по результатам анализа.
–Товары групп А и В обеспечивают основной товарооборот компании. Поэтому необходимо обеспечивать постоянное их наличие, – говорит Алексей Борщов, руководитель отдела автоматизации департамента торговых систем компании «СофтБаланс». – С помощью XYZ-анализа систему управления ассортиментом можно настроить точнее и за счет этого снизить суммарный товарный запас.
Кирилл Синицын из компании Ansoft считает, что для групп АX и BX избыточный страховой запас создавать нецелесообразно, так как расход этих товаров хорошо прогнозируется. А для товаров групп AY и BY, которые отличаются нестабильным спросом, он просто необходим. Часть позиций из группы CZ можно просто вывести из ассортимента (выводить целую группу из ассортимента Синицын не рекомендует, это опасно и может привести к убыткам). А оставшаяся часть нуждается в постоянном мониторинге: нельзя допускать, чтобы эти товары формировали неликвидные или труднореализуемые запасы.
Михаил Першин согласен, что обычно группа CZ первая попадает под поиски замены или вывод из ассортимента, но вместе с тем товары этой группы могут быть прибыльными. – Для доказательства можно к одной и той же группе товаров несколько раз последовательно применить ABC-XYZ-анализ с выводом из ассортимента группы CZ, тогда часть товаров группы AZ постепенно перейдет в CZ, – говорит эксперт.
Сергей Турченко, коммерческий директор компании «КОРСИ» (золотой партнер компании Microsoft по направлению Microsoft Dynamics), для группы C (и не товаров-индикаторов) советует ввести минимальную наценку или организовать какие-либо акции, стимулирующие покупку. Если по результатам акции товар не перейдет в другую группу, то, по словам Турченко, от него наверняка следует избавиться. – Но выводить из ассортимента наименования группы С или даже В следует с осторожностью, – говорит Михаил Горшков, руководитель отдела производственного планирования и логистики компании «Микротест». – Необходимо отследить, не является ли эта продукция сопутствующей, требуемой для реализации товаров группы А.
Множество вариантов
Владимир Новиков, технический директор компании FIT, отмечает, что ABC-XYZ-анализ можно проводить не только в рамках всего ассортиментного портфеля или определенной товарной категории, но и в рамках определенного типа ассортимента. – Мы рекомендуем ритейлерам выделить четыре типа ассортиментных матриц (АМ) в своем портфеле. Первый тип – сквозная АМ. Это тот ассортимент, который присутствует в текущий момент во всех магазинах сети. Второй тип – форматная АМ. То есть те товары, которые свойственны магазинам только определенного формата. Третий тип называется «региональная» или «локальная» АМ – это ассортимент, представленный во всех магазинах определенного региона. И, наконец, четвертый тип АМ, свойственный магазинам конкретного формата в конкретном регионе, – локально-форматная ассортиментная матрица. ABC-XYZ-анализ правильнее вести по каждому типу ассортиментной матрицы в отдельности, – считает эксперт.
По словам Александра Белова, в качестве объектов ABC-XYZ-анализа может выступать не только товарная матрица, но и поставщики, покупатели, товарные запасы и т. д. Параметры и критерии оценки также могут быть различными. Например, можно проводить анализ выбранных объектов не только по товарообороту, но и по выручке от продаж, чистой прибыли, затратам на содержание товара и обслуживание, срокам годности, частоте обращений (количество посетителей, пришедших за товаром из определенной категории, и количество посетителей, взявших определенный товар внутри категории) и т. д. – Если говорить о клиентской базе, ABC-анализ позволяет выявить крупных «A», средних «B» и мелких «С» клиентов, в свою очередь, XYZ-анализ – разделить клиентов на постоянных «X», переменных «Y» и разовых «Z». При этом стратегия торговой сети может, например, заключаться в стремлении увеличить суммы покупок постоянных клиентов, то есть в переводе клиентов из группы BX в группу AX, – отмечает Белов.
–Сопоставление результатов исследования по прибыли и занимаемому полочному пространству можно использовать при планировании новых магазинов. А сравнение результатов анализа, проведенного по прибыли и складским запасам, дает понимание, на каких продуктах компания зарабатывает, а на каких теряет заработанное, – дополняет Алексей Присяжнюк, руководитель отдела розничных и перспективных решений компании «Импакт-Софт», Microsoft Gold Certified Partner с компетенцией Microsoft Dynamics. Основные требования к элементам для исследования – чтобы они имели числовое представление, могли быть агрегированы и по ним можно было бы рассчитать процентную долю к общей сумме.
–Показатели должны быть просты и понятны. Использовать сложные, комплексные показатели для ABC-XYZ-анализа мы не рекомендуем, – отмечает Александр Антонов. – Типовое решение «1С: Предприятие 8» предлагает ограниченный круг объектов анализа, но всегда есть альтернатива: можно либо воспользоваться отраслевым решением на базе типового, либо прибегнуть к услугам компании, которая, исходя из потребностей ритейлера, внесет в программный продукт необходимые изменения, – говорит Александр Баслаковский, руководитель отдела продаж торговых решений IT-холдинга «1-й Архитектор бизнеса».
Дело каждого
Наряду с очевидными большими плюсами – простотой и дешевизной использования – ABC-XYZ-анализ имеет и значительные минусы. Так, АВС-анализ не позволяет оценивать сезонные колебания спроса на товары. А XYZ-анализ, в свою очередь, очень чувствителен к количеству исследуемых периодов и, как правило, не учитывает дополнительные факторы, влияющие на спрос, такие как открытие магазина конкурента, появление товара-заменителя, завершение жизненного цикла товара. В целом же ABC-XYZ-анализ показывает только результат – матрицу с ассортиментом, поделенным на группы, – но не объясняет причины, почему тот или иной товар попал в определенную категорию. Хотя зачастую по этим причинам товар-бомба и лидер по популярности на рынке может оказаться среди аутсайдеров.
Владимир Скородумов, директор направления отраслевых решений компании «КОРУС Консалтинг», привел такой пример: – Например, сотрудник сети, который отвечает в зале за определенную торговую секцию, должен следить за тем, чтобы тот или иной товар всегда был на полке, смотреть за запасами и вовремя их пополнять. KPI ему может быть назначен в виде показателя потерь из-за out-of-stock – то есть отсутствия продаж товара за определенный период, допустим, за день, по причине того, что продукции нет на складе магазина. Допустим, сотрудник забыл заказать новую партию продукции и имеющегося запаса до следующей поставки не хватит. И что он делает, чтобы его ошибка не отразилась на KPI? Он снимает часть товара с полки, оставляя на ней 2-3 упаковки, и каждый день пополняет полку ровно на столько же единиц. По результатам ABC-XYZ-анализа получается, что товар не закончился на складе, он продается, но очень плохо, спрос на него резко упал. И самым правильным решением будет убрать его из ассортимента.
Или, например, есть позиции, которые продавались бы хорошо, но им не хватает полочного пространства. Простое построение ABC-XYZ-матрицы на такие вопросы ответы не дает. Чтобы избежать подобных ситуаций, по мнению Скородумова, каждой категорией товаров необходимо управлять так же, как бизнесом, чтобы все участники процесса были заинтересованы в увеличении оборота и рентабельности продаж по категории, а не только в личных KPI. Но на практике организовать такое взаимодействие оказывается непросто.
Работа в команде
На результаты (в том числе финансовые) оказывают влияние и категорийный менеджер, и специалист по управлению торговым пространством, и операционный персонал, и специалисты по маркетингу. По словам Скородумова, совместную работу этих сотрудников можно обеспечить за счет внедрения регламента их взаимодействия, который закрепляет все роли в команде, общие цели, ответственность и полномочия каждого участника. В этом случае решения, в том числе по результатам ABC-XYZ-анализа, принимаются на основе многих факторов и оценка управленческих решений происходит с различных точек зрения.
Среди общих командных показателей часто используют like-for-like прирост оборота на м2 в категории, рентабельность продаж категории, подкатегории и отдельных SKU, прибыльность категории и SKU, рейтинг удовлетворенности/неудовлетворенности покупателей, соответствие доли подкатегории в продажах доле выделенной для нее полочной площади в рамках категории. – У большинства крупных компаний схема мотивации делится на две составляющие. Одна из них – сквозная мотивация, строится на общих для всех этих специалистов показателях и чаще всего привязана к прибыли предприятия. Вторая составляющая – горизонтальная мотивация, связана с функциональной деятельностью каждого специалиста, – комментирует Михаил Горшков из компании «Микротест».
–В структуру заработной платы сотрудников, задействованных в процессе, можно включить премиальную часть, зависящую от общих интересов, – отмечает Алексей Борщов. – Но для внедрения такой системы необходима открытость финансовых и других показателей деятельности компании. Для сотрудников разных уровней допуск к такой информации может варьироваться, при этом каждый участник команды должен разделять единые цели компании. Следует отметить, что для получения достоверных статистических данных, помимо прочего, необходимо вводить дополнительные ограничения, например на ротацию ассортимента.
–У категорийного менеджера, пожалуй, самые серьезные полномочия в команде сотрудников, – комментирует Владимир Скородумов. – Он принимает решения относительно структуры категории и перечня позиций в ней. Гипотетически он может вводить и выводить отдельные позиции из ассортимента хоть каждый день, думая, что ошибался. Если будет так, то статистика, которую получит команда почти по всем показателям, а особенно по показателям, связанным с полочным пространством, прибыльностью конкретной позиции и прибыльностью на метр квадратный внутри категории, будет недостоверной. Статистика работает адекватно только на достаточно длительном промежутке времени – не меньше месяца. Поэтому приходится вводить ограничения. Они, как правило, достаточно жесткие – набор позиций внутри категории может меняться не чаще, чем один раз в месяц, а изменения в структуре категории в целом могут происходить только раз в полгода или даже год.